De sleutels voor een geslaagde projectstuurgroep

In 2019 veranderde het decreet Basisbereikbaarheid de manier van samenwerken voor mobiliteitsprojecten tussen de Vlaamse overheid én de steden en gemeenten. De projectstuurgroep (PSG) bewijst intussen al zes jaar zijn waarde. Beleidsmedewerker Lieven Van Eenoo van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken schetst hoe je met onderstaande zeven handvaten van jouw PSG een succes maakt.

1. Betrek iedereen

Een projectstuurgroep begint bij de samenstelling ervan. De leden liggen voor een klein deel vast, maar er zijn nog veel andere stakeholders betrokken. Een PSG samenstellen is met andere woorden maatwerk. Het kan je heel veel tijd besparen door van bij de start alle stakeholders mee te hebben. “Het is net een van de grote voordelen van een PSG dat iedereen van bij het begin betrokken is”, zegt Lieven Van Eenoo. “Zo kunnen bezorgdheden al in de beginfase aangekaart worden en bouw je samen aan het dossier. Je informeert niet alleen alle stakeholders, je betrekt ze ook. Dat versoepelt later in het project de vergunningsprocedures.”

2. Vertrek van sterke startnota

Een goede PSG staat of valt met de startnota. “Daar gaat behoorlijk wat research aan vooraf”, licht Van Eenoo toe. “De context en de probleemstelling moeten duidelijk geformuleerd worden. Zowel vanuit verkeerskundig als ruimtelijk perspectief. Hoe zijn landbouw, winkels en horeca rondom het gebied verdeeld? Hoe ziet de weg eruit en vooral: hoe willen we dat hij eruit gaat zien? Die informatie deel je ruim op voorhand. Dat geeft de andere leden de kans om belangrijke informatie toe te voegen of fouten te corrigeren. Dat gaat de efficiëntie van de PSG alleen maar verhogen.”

3. Kom fysiek samen

Om tot de beste resultaten te komen, is het belangrijk om elkaar ook te zien en niet alles vanachter een laptop te bespreken en beslissen. “Je zit samen in de creatieve fase van zo’n project. Dan kom je doorgaans tot de beste resultaten als je elkaar ook echt spreekt. Streef er dus zeker naar om iedereen echt ter plekke te krijgen voor de vergaderingen.”

4. Sta open voor alle meningen

In een projectstuurgroep vertrekt iedereen vanzelfsprekend vanuit zijn vakgebied. Het einddoel is tot een akkoord komen waar iedereen zich achter schaart. Daarom is het belangrijk om alle leden aan bod te laten komen. “Openheid is heel belangrijk. Iedereen moet op een constructieve manier zijn inbreng kunnen doen. Hoewel de voorzitter van de PSG als initiatiefnemer uiteraard helemaal achter het project staat, moet hij wel een neutrale houding innemen tijdens de debatten.”

Elk inzicht is belangrijk, maar uiteindelijk moet je wel integraal denken”

5. Totaalplaatje staat centraal

Hoewel het belangrijk is dat alle partijen hun visie op het project kunnen toelichten, mag dat niet ten koste gaan van het totaalplaatje. Het eindresultaat moet altijd in het vizier blijven. “Elk inzicht is belangrijk, maar je moet uiteindelijk allemaal samen wel integraal denken. Elk punt van het project moet voldoende aandacht krijgen, maar je mag in een projectstuurgroep niet individueel op jouw vakgebied blijven hameren. Kom van je eiland af en ga mee voor het grotere verhaal”, zegt Van Eenoo.

6. Bewaak je einddoel

Hoewel de voorzitter alle partijen de ruimte moet geven om hun puzzelstukje bij te dragen, verliest hij het overzicht niet. “Er moet grondig gediscussieerd worden, maar uiteindelijk heb je als voorzitter ook de taak om de tijdlijn te bewaken zodat het project niet eeuwig in de steigers blijft staan.”

7. Focus op kwaliteit

Zodra het voorontwerp met de projectnota goedgekeurd is, zit het werk van de projectstuurgroep er eigenlijk op. Dan komt het dossier weer op de schouders van de initiatiefnemer terecht. “De kwaliteitscontrole door de PSG loopt eigenlijk af zodra de projectnota op punt staat”, vertelt Van Eenoo. “Dan is het aan de initiatiefnemer om procedures zoals onteigeningen, technisch bodemonderzoek, uitvoeringstechnieken, aanbestedingen… op te nemen. Hij focust op de uitvoering van de werken en bewaakt de kwaliteit ervan. Alleen als gaandeweg blijkt dat er iets mis is met de basis van de projectnota, roept de voorzitter de PSG opnieuw samen.”