Mobiliteitsparticipatie in buurten - Good Practices - Bornem

Projectbeschrijving

Met de tent de boer op

De gemeente Bornem organiseert buurtvergaderingen waarin verschillende thema’s aan bod kunnen komen. Om mensen aandachtig te maken voor het gebeuren, zet men een grote tent op in de buurt zelf. "Met de tent de boer op" bestaat uit twee vergaderingen. Op een eerste vergadering kunnen bewoners vragen stellen. Ze worden daar ook actief toe uitgenodigd. Op een tweede vergadering wordt getracht een antwoord te formuleren op de gestelde vragen.

Partners

Naast alle bewoners, het college en de burgemeester krijgen ook alle sleutelfiguren van een bepaalde wijk een uitnodiging om deel te nemen aan de buurtvergadering. Die sleutelfiguren kunnen zijn:

  • politie (wijkagent en korpschef);
  • sociale bouwmaatschappij (voorzitter en directeur);
  • OCMW (voorzitter en maatschappelijk assistent).

Middelen

Financieel

Catering (drank en broodjes): € 600.
Begeleiding studiebureau per vergadering: € 250.
Basisinvestering aankoop tent, toog, spoelbak, tafels, stoelen, geluidsinstallatie.
Uiteraard dient men ook rekening te houden met de begroting van de te realiseren projecten. Het mag niet bij loze beloftes blijven.

Personeel

De procedure vraagt wel wat personeelsinzet, gezien het grote aantal partners en aanwezigen op de buurtvergaderingen. Het vraagt ook een zekere mate van engagement van het gemeentepersoneel en de mandatarissen.

Tijd

Er wordt een bevraging georganiseerd en 2 vergaderingen. Een 4-tal maanden lijkt een haalbare kaart.

Procedure / Aanpak

Van start tot einde kan je de methodiek "Met de tent de boer op" indelen in 7 fasen. Deze worden hieronder uitvoerig beschreven.

  • FASE 1: afspraak maken
    Het college bepaalt een datum en een buurt (+/- 200 gezinnen).
  • FASE 2: bevraging en uitnodiging
    Alle gezinnen uit de afgebakende buurt krijgen een persoonlijke uitnodiging op naam en een vragenlijstje. De bewoners brengen de ingevulde vragenlijstjes binnen op de communicatiedienst, twee dagen vóór de bijeenkomst. De andere partners krijgen een uitnodiging zonder vragenlijstje.

    TIP: Maak een duidelijke taakverdeling. Wie zorgt voor de logistiek, catering, uitnodiging...?
  • FASE 3: voorbereiding 1ste buurtavond
    De communicatiedienst maakt een lijst met alle voorstellen en vragen. Alles wordt anoniem in een raster geplaatst per thema en per moeilijkheidsgraad. De moeilijkheidsgraad wordt bepaald door de gemeentesecretaris. "Small" zijn zaken die gemakkelijk gerealiseerd kunnen worden, "medium" zijn zaken die iets meer overleg en tijd vragen, "large" zijn voorstellen die heel wat advies vereisen en die niet zo vanzelfsprekend te concretiseren zijn. Deze lijst wordt aangevuld met de meldingskaarten die het afgelopen jaar zijn binnengekomen over problemen uit de buurt.

    TIP: Geef duidelijk aan wat je van de aanwezige beleidsmensen verwacht.
  • FASE 4: wijkbijeenkomst
    Na de verwelkoming door de burgemeester legt de moderator van studiebureau Memori de opzet van de avond uit. De synthese (raster) van alle vragen wordt visueel voorgesteld. De moderator vraagt elke aanwezige naar zijn/haar mening.
    De eerste bijeenkomst is enkel bedoeld voor het stellen van vragen en het formuleren van opmerkingen door de bevolking (bottom-up). Pas tijdens de opvolgvergadering zal een doordacht actieplan voorgesteld worden (topdown).

    TIP: Gebruik een draagbare microfoon.

    De aanwezigen worden door de burgemeester uitgenodigd voor een drankje en een hapje in de tent.
  • FASE 5: voorbereiding opvolgacties
    De communicatiedienst maakt een verslag van alle verzamelde opmerkingen. Dit verslag wordt voorgelegd aan het college en de secretaris. De secretaris maakt in overleg met de diensten een actieplan op.

    Dit actieplan wordt voorgelegd aan de diensthoofdengroep.

    Per dienst bereidt de verantwoordelijke een antwoord voor op de gestelde vragen:
    • Zijn ze realiseerbaar?
    • Wanneer?
    • Waarom?
    • Wat zijn de opties?
    De communicatiedienst bereidt het praktische verloop van de opvolgvergadering voor.
  • FASE 6: nazorg 1ste buurtavond
    Indien sommige zaken vóór de opvolgvergadering geregeld worden, worden de bewoners hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
  • FASE 7: uitnodiging opvolgvergadering
    Uitnodigingen voor de opvolgvergadering worden verstuurd naar alle genodigden van de eerste buurtavond.
  • FASE 8: opvolgvergadering (2-tal maanden na eerste buurtavond)
    Verantwoordelijken van de diensten komen om beurt vooraan aan tafel zitten en overlopen de gesignaleerde problemen en de oplossingen aan de hand van het actieplan. Na elke voorstelling wordt de betrokken schepen om eventuele aanvullingen gevraagd. Na de voorstelling van het actieplan worden de acties gescreend op hun haalbaarheid. Er wordt dan ook een concrete timing op gezet.

    Na een laatste vragenronde wordt de avond afgesloten.

    TIP: Schenk aandacht aan het hoe en waarom van sommige beslissingen. Wees duidelijk over de haalbaarheid van acties en oplossingen.
  • FASE 9: nazorg opvolgvergadering
    Alle bewoners ontvangen de synthese van het actieplan.

Evaluatie

Bereikte men een kwalitatief resultaat?

Zeker en vast. De procedure laat toe om de omvang van problemen beter in te schatten: maakt slechts één bewoner hier een probleem van, of ondervindt de hele buurt last? Ook nieuwe, nog ongekende problemen komen boven water. Het zijn bovendien niet altijd de grootste problemen waaraan de burger de grootste prioriteit toekent. Soms kan je met het vastleggen van één tegel een hele wijk gelukkig maken.
Opgelet: minimum 200 woningen per wijk. Te grote of te kleine buurten kunnen het welslagen van de avond hypothekeren.

Werden de verwachtingen van beleid en deelnemers ingelost?

Het beleid is zeer tevreden en ook de burger voelt zich gehoord. Na vier jaar zijn echter de meest voor de hand liggende buurten bezocht. Het wordt nu tijd voor een evaluatie en toekomstplannen.

Is er sprake van reële beleidsbeïnvloeding?

De gemeente zal nooit haar beleid aanpassen aan de hand van opmerkingen van 0,75 % van haar inwoners. Ze kan wel de uitvoering van dat beleid aanpassen aan de noden en behoeften van de burger. Zij reiken soms erg praktische oplossingen aan.

Zijn de kosten (middelen)/baten (verruiming draagvlak, responsabilisering van de burger) in evenwicht?

‘Met de tent de boer op’ is een financieel interessant concept als je veel in eigen beheer kan doen (eigen tent, materiaal, zelf tappen…).

Is er in de wijk een blijvende inspraakstructuur ontstaan of werd de procedure getransponeerd naar andere wijken/buurten?

De procedure werd tot nu toe toegepast in 12 buurten in de gemeente. In alle buurten was ze succesvol. Uiteraard is er telkens een andere ambiance, maar toch blijken de mensen telkens mondig genoeg, zowel in villawijken als in sociale wijken.
Naast "Met de tent de boer op" heeft de gemeente Bornem andere permanente inspraakstructuren zoals de meldingskaart, de inspraakvergadering over concrete projecten en de adviesraden. Alle inspraakvormen werden eveneens voorgesteld op de wijkbijeenkomst.
Tot slot wil de gemeente Bornem een permanente buurtwerking creëren naar aanleiding van "Met de tent de boer op". De gemeente stimuleert het oprichten van buurtcomités door het verlenen van buurtsubsidies voor buurtfeesten.

  • Bron: Mobiliteitsparticipatie in buurten. Inspirerende praktijkvoorbeelden, Mobiel 21, 2007, p. 12-13.