Naast de negen standaard Samenwerkingsovereenkomsten zal bij de toepassing van de nieuwe regelgeving ook een ‘Samenwerkingsovereenkomst voor samengevoegde opdrachten van diensten’ (kortweg SO studie) afgesloten moeten worden. Deze SO studie wordt steeds afgesloten wanneer verschillende partners een aandeel hebben in het te bestuderen project.
Vroeger gebruikte men naast het mobiliteitsconvenant of de ‘moduletekst’ een standaardovereenkomst waarin de studiefase en de werken gedetailleerd geregeld werden. Het afsluiten van een module tot aan de werken op het terrein overspande al gauw zes jaar waarin volgens de modaliteiten van de ondertekende module verder gewerkt moest worden. De nieuwe regelgeving voorziet een duidelijkere scheiding tussen studieen uitvoeringsfase.
Om het procesverloop van studie naar uitvoering soepel te laten verlopen, werden de bepalingen uit de toenmalige modules afgeslankt. De bepalingen in verband met de opmaak van de start- en projectnota of de unieke verantwoordingsnota zijn nu vastgelegd in het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 januari 2013. De 9 SO’s hebben enkel nog betrekking op de uitvoeringsfase. Daarom is het noodzakelijk dat de partners voor de aanbesteding van een studie eerst een ‘Samenwerkingsovereenkomst voor samengevoegde opdrachten van diensten’ (SO studie) afsluiten. Hierin zijn de bepalingen voor de kostenverdeling opgenomen, wie de leiding van de studie op zich neemt en hoe gedurende de studiefase de samenwerking en de aansturing via de leidend ambtenaar verloopt.
De SO studie is een soepel instrument dat toelaat om op maat van het project de geschikte partners te betrekken. Ze biedt ook de mogelijkheid om voor de uitvoeringsfase een andere overheid aan te duiden dan de aanbestedende overheid in de studiefase. Bovendien kan via een apart model van SO studie waarin een voorwaardelijke schijf is opgenomen, ook de flexibiliteit van het instrument versterkt worden. Het gebruik van één of meer voorwaardelijke schijven geeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om de opdracht op een juridisch correcte manier, op vooraf voorziene tijdstippen, af te ronden en her aan te besteden. Zo kan een antwoord worden geboden aan problemen die zich tijdens de uitvoering van de studieopdracht voordoen, wanneer blijkt dat andere dan initieel voorziene partners moeten worden betrokken (waarbij dan ook de leiding over de studiefase kan wisselen).
Het afsluiten van een SO studie biedt gemeenten steeds de garantie dat de gemaakte studiekosten terugbetaald worden, onafhankelijk van een mogelijke latere wissel in de leiding over de studiefase. De SO studie wordt opgesteld door AWV en ondertekend door alle betrokken partijen.