De bestaande toetstand van de dorpskern in Westrozebeke werd omschreven als volgt: grijs, eentonig, amper groen. Men zat er ook met een parkeerproblematiek en problemen qua verkeersleefbaarheid. In 1985 trachtte men wat te veranderen maar deze ingreep mislukte jammerlijk. Daarna ging het alleen maar achteruit. Bij bewoners en gemeentebestuur leeft het idee dat er iets moet veranderen. Men ging voor een projectdefinitie met 4 doelstellingen:
Gedurende het hele project werden drie basisprincipes hoog gehouden:
Bewoners werden aangeschreven en uitgenodigd, zowel individueel als doelgroepgericht. Bovenlokale partners zitten reeds samen in de provinciale kwaliteitskamer.
Men spreidde de kost over twee begrotingsjaren. In 2005 boekte men € 840.000, in 2006 boekte men € 228.000. Het totale kostenplaatje bedroeg € 1.068.000. Ongeveer de helft van de totaalkost werd gedragen door de gemeente zelf, voor de andere helft kon men beroep doen op verschillende subsidiekanalen. Via subsidies van Europa en de Vlaamse Overheid kon men € 313.000 inschrijven (35 % van de totaalkost) en via de provincie kon men nog eens € 108.000 inschrijven.
Het project werd opgevolgd door de gemeentelijke ambtenaren en hun burgemeester. Daarnaast werd het participatieproces zelf vooral gecoördineerd door de stuurgroep Info & en Inspraak. Deze stuurgroep bestaat uit vrijwilligers, zij deden het werk dus onbezoldigd.
Het hele proces nam ongeveer twee jaar in beslag (2005 – 2006).
Men sleepte een nominatie voor de Prijs Vlaamse Bouwheer 2005 in de wacht. Ook het functioneren van een kwaliteitskamer kwam het resultaat ten goede. Deze kwaliteitskamer gaf plaats aan overleg met deskundigen, legde verschillende accenten en verzorgde een integrale kwaliteitszorg met aandacht voor groen, straatmeubilair, openbare verlichting en de link met de omgeving. Het project behaalde de Prijs Arthur Olivier 2006 "geïntegreerde aanpak van de heraanlag van landelijke dorpskernen".
Men vroeg in de eerste fase specifiek naar de verwachtingen van de bewoners. Die verwachtingen werden dan ook als eerste meegenomen in de rest van het proces. Bewoners geven na afloop zelf aan dat aan de meeste verwachtingen en verzuchtingen voldaan werd.
Men leerde uit het project dat inspraak best ernstig opgevat en serieus genomen wordt. Het is nu een gegeven dat ingebed is in het gemeentebeleid. Men nam bewonersbetrokkenheid ook op in de doelstellingen bij de start van het project. Door het systematisch terugkoppelen van ontwerpen en proefopstellingen is er sprake van een reële beleidsbeïnvloeding. Je kan hier zelfs bijna spreken van coproductie.
Door de gemeente werd het project als zeer positief geëvalueerd. Door de grote betrokkenheid van burgers en het werken op basis van een duidelijke projectdefinitie kon men een zeer ruim draagvlak creëren voor de genomen beslissingen. Vooral bij de bewoners die zelf actief meegewerkt hebben was de tevredenheid groot. Een beperkte groep van bewoners was minder tevreden over het feit dat er in het nieuwe ontwerp minder plaats overgelaten werd voor de auto. De gehanteerde methode wordt nu gebruikt in Oostnieuwkerke.
In de toekomst zal ook de heraanleg van de dorpskern van Oostnieuwkerke op deze manier aangepakt worden.