Interne communicatie - Halle: interne communicatie onder de loep

Het stadsbestuur van Halle schakelde onlangs een communicatiebureau in om haar interne communicatie op punt te stellen.

Het stadsbestuur van Halle organiseert elke twee jaar een tweedaagse over een bepaald thema voor haar leidinggevenden (A- en B-niveaus) en beleidsverantwoordelijken. Het thema van 2003 - 2004 is ‘interne communicatie’. De begeleiding gebeurde door een extern communicatiebureau. In minder dan een maand kreeg het stadsbestuur een duidelijk zicht op de plus- en minpunten van de huidige interne communicatie en werden er concrete actieplannen opgesteld.

Communicatiedagen
Eerst was er een algemene personeelsbevraging. De resultaten daarvan werden verwerkt tot acht hoofdthema’s, zoals: Hoe organiseren we een meer structureel teamoverleg? Hoe optimaliseren we het dienstenoverleg? Hoe brengen we een beter formeel overleg tussen het beleid en de diensten tot stand op alle echelons?
In twee communicatiedagen werden de thema’s uitgediept en geconcretiseerd tot actieplannen door de leidinggevenden. Nadien werden de resultaten van het project gecommuniceerd aan het voltallige personeel. De opvolging gebeurt door een viermaandelijkse rapportering aan het schepencollege en de deelnemersgroep van de tweedaagse workshop.

Instrumenten die de interne communicatie in Halle bevorderen

• De knipselkrant: dagelijks worden de artikels over de stad Halle uitgeknipt en wekelijks aan het College van Burgemeester en Schepenen gegeven. Ze liggen ter inzage aan de refter voor al het personeel.
• De ideeënbus: alle ingediende ideeën worden overwogen en indien goedgekeurd, ingevoerd.
• Het personeelsblad met onder meer de voorstelling van diensten, activiteiten voor personeel, aanwervingen, mutaties,…
• Het diensthoofdenoverleg: wekelijks vergaderen alle dienstverantwoordelijken. Agendapunten: de agenda van het schepencollege, gemeenschappelijke projecten, stand van zaken in bepaalde dossiers, uitleg over wetgeving, …
• De teamvergaderingen: elke dienstverantwoordelijke houdt regelmatig teamvergaderingen. Agendapunten: coördinatie van de verlofperioden, uitleg over gewijzigde reglementering, werkwijze van de dienst, … Elke deelnemer krijgt een verslag.
• Het intern netwerk: de administratie is reeds aangesloten op een intern elektronisch netwerk. De uitbouw van het netwerk met de buitendiensten zoals o.a. het cultureel centrum en de sportdienst is een topprioriteit van het bestuur.

Meer info
Halle (website Halle)