'Nieuwe aanpak om lokale besturen beter te ondersteunen bij subsidies'
De afdeling Toegepast Mobiliteitsbeleid (TMB) centraliseert sinds kort de afhandeling van meerdere subsidies van het Departement MOW. Afdelingshoofd Lieve Van de Water licht deze nieuwe, gestroomlijnde en geautomatiseerde aanpak toe: “Het is ons doel om de dossierbehandeling te vereenvoudigen, van de subsidieaanvraag tot de -toekenning. Door die verhoogde efficiëntie kunnen we sneller dossiers afwerken, specifieker communiceren, met onder meer de lokale besturen, en een transparanter proces creëren.”
Wat is de nieuwe aanpak van het Departement MOW op het vlak van subsidies?
“Het Departement MOW heeft ervoor gekozen om de dossierstromen voor mobiliteitsgerelateerde subsidies door één team te laten uitvoeren: het team subsidies van de afdeling Toegepast Mobiliteitsbeleid (TMB). Verschillende afdelingen en teams van het departement zetten subsidies op rond mobiliteit. Vroeger werden die door de verschillende beleidsmedewerkers behandeld. Nu is dat de verantwoordelijkheid van één team. De beleidsmedewerkers en dossierbeheerders blijven uiteraard wel uitvoerig communiceren met elkaar. De dossierbeheerders signaleren bijvoorbeeld verbeterkansen, zodat de beleidsmakers het beleid rond verkeersveiligheid en (groenere) mobiliteit effectiever en efficiënter kunnen maken, in samenwerking met de communicatiecollega’s.”
Wat is het belangrijkste voordeel van die nieuwe aanpak?
“De meeste mobiliteitsgerelateerde subsidies zijn er voor lokale besturen en bedrijven. Door de behandeling van de aanvragen in eenzelfde hand te leggen, wordt de herkenbaarheid van de administratie groter. Naast de herkenbaarheid willen we ook de efficiëntie van de behandeling verhogen. Dat doen we enerzijds door de stromen zoveel mogelijk gelijk te laten lopen. Zo kunnen dossierbehandelaars elkaar sneller vervangen en ontstaat er een transparanter proces voor lokale besturen. Anderzijds gaan we de stromen maximaal digitaal automatiseren. Denk daarbij aan de registratie van de aanvragen, de eerste controle op volledigheid, het rekenkundig nazicht, de berekening van subsidiebedragen en de terugkoppeling bij belangrijke gestandaardiseerde stappen. Onze dossierbeheerders kunnen zo sneller dossiers afwerken, zonder kwaliteitsverlies. Ze kunnen ook specifieker communiceren met onder meer de lokale besturen. Dat kan gaan over onvolledigheden of vragen in verband met lopende aanvragen, afrekeningen of rapporteringen.”
Wat verandert er voor lokale besturen?
“De lokale besturen zullen in eerste instantie een ander aanspreekpunt krijgen. Hun aanvragen worden voorlopig nog op de gekende manier ingediend, maar ze komen nu wel allemaal terecht op hetzelfde punt. Op dit moment zijn we dus de backoffice anders aan het organiseren. In de toekomst zullen we de lokale besturen ook betrekken bij de optimalisatie van de frontoffice. Dat gaat dan bijvoorbeeld over de aanvraagprocedure en de communicatiemomenten en -lijnen.”
Waar willen jullie de komende jaren op inzetten?
“De doelstelling van TMB is om op termijn een portaal te creëren voor de lokale besturen om mobiliteitsgerelateerde subsidieaanvragen in te dienen, dossiers op te volgen en te communiceren over beslissingen van het Departement MOW. Het team subsidies van TMB wordt zo hét aanspreekpunt voor lokale besturen. Achterliggend willen we de procedures voor aanvraag en verwerking maximaal stroomlijnen en op elkaar afstemmen. Zo vereenvoudigen we de opmaak van aanvraagdossiers en de dossierbehandeling en maken we de doorloop en opvolging van een dossier transparanter.”