De realisatie van het vervoer op maat gebeurt in vier stappen. De vervoerregioraad, het Departement MOW en de mobiliteitscentrale nemen beurtelings de leiding.
1. Ontwikkelfase: hoofdrol = Vervoerregioraad
De vervoerregioraden leggen aan de hand van de leidraad en de menukaart hun aanbod voor het vervoer op maat vast.
In hun vervoerplannen sommen de vervoerregio’s op welke vervoersystemen ze willen. Zij werken hun keuze in detail uit en maken een prognose van het gebruik, de kosten en de relatie met combimobiliteit.
2. Inkoopfase: hoofdrol = Departement MOW
Het Departement MOW zet de wensen van de vervoerregioraad om naar een concrete vervoercapaciteit, in nauw overleg met de mobiliteitscentrale. Samen leggen ze bijvoorbeeld het aantal en het type voertuigen vast, en de manier waarop naar de markt wordt gestapt.
Daarna besteedt het Departement MOW de opdracht aan via de regelgeving voor overheidsopdrachten. Ze koopt met andere woorden de vervoerscapaciteit in.
De mobiliteitscentrale organiseert de praktische uitvoering van vervoer op maat. Ze plant het aanbod, reserveert de voertuigen en coördineert de boekingen, de planning van de ritten, de financiële en administratieve afhandeling, de kwaliteitsbewaking en de budgetmonitoring. Daarnaast informeert ze ook het Departement MOW en de vervoerregio’s.
De mobiliteitscentrale zorgt ook voor alle individuele reizigersinformatie via app, website, telefoon en eventuele andere media.
4. Opvolgingsfase: gedeelde verantwoordelijkheid
De mobiliteitscentrale bezorgt elke maand een rapport aan de vervoerregio’s met informatie over de kostprijs, het gebruik en de kwaliteit van het vervoer op maat.
De vervoerregio’s en het Departement MOW gebruiken deze informatie om het vervoer op maat te evalueren en samen bij te sturen waar nodig.